SEPA-Mandate
Hier kannst du die SEPA-Mandate deiner Mitglieder und anderen Geschäftspartnern verwalten. Du benötigst immer dann ein SEPA-Mandat, wenn du Beträge von fremden Konten per Lastschrift abbuchen möchtest. Ein SEPA-Mandat ist ein Nachweis für dich, dass dein Geschäftspartner dir gestattet, Beiträge von seinem Konto einzuziehen.
Damit du am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen kannst, musst du dies bei deiner Bank beantragen. In diesem Zuge benötigst du auch eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese kann bei der Bundesbank beantragt werden.
Eine Gläubiger-Identifikationsnummer wird einmalig und unabhängig von Konto oder Hausbank an den Verein vergeben.
Du kannst sie in den Grundeinstellungen (Einstellungen > Grundeinstellungen > SEPA) hinterlegen, damit diese überall für dich vorausgefüllt wird.
Mandat erstellen
Unter Buchhaltung > SEPA-Mandate > + Neues SEPA-MAndat kannst du ein neues Mandat anlegen.
Stammdaten
Standardmäßig generieren wir für dich bereits eine Mandatsreferenz als eindeutige Identifikation des Mandates. Hast du bereits ein SEPA-MAndat außerhalb der App, so solltest du an dieser Stelle die Daten aus dem bestehenden Mandat verwenden und insbesondere die Mandatsreferenz korrekt übernehmen.
In den meisten Fällen wirst du ein wiederkehrendes B2C-Mandat erstellen. Du kannst aber auch Mandate erstellen, die nur einmalig verwendet werden können oder Firmen-Mandate, die für Firmenlastschriften benötigt werden, falls du Beträge von Unternehmen oder anderen Vereinen einziehen möchtest.
Status und Verwendung
Ein Mandat kann sich in den folgenden Status befinden:
- Entwurf: Das Mandat wurde noch nicht als unterzeichnet markiert und kann daher auch noch nicht genutzt werden. Änderungen sind noch jederzeit möglich.
- Unterzeichnet: Das Mandat wurde als unterzeichnet markiert und kann für Buchungen genutzt werden. Änderungen sind nun nicht mehr möglich.
- Gekündigt: Das Mandat wurde gekündigt und kann nicht mehr genutzt werden.
Dir wird außerdem angezeigt, ob ein Mandat bereits in einer Lastschrift verwendet wurde.
Legst du ein Mandat in der App an, das du bereits außerhalb der App verwendet hast, so achte darauf, dass du das Mandat als In Verwendung anlegst, damit Lastschriften von deiner Bank nicht abgelehnt werden.
Zahlungspflichtiger
Wähle hier eines deiner Mitglieder aus, um ein Mandat für dieses Mitglied anzulegen und mit diesem Mitglied zu verknüpfen.
Möchtest du das Mandat für ein Nicht-Mitglied anlegen, so kannst du hier manuell die Daten des Geschäftspartners hinterlegen.
Stelle sicher, dass du hier die korrekte IBAN und BIC verwendest, da diese später beim Erstellen von Lastschriften und Überweisungen vorrang vor den Daten haben, die im Mitglied hinterlegt wurden.
Aktuell ist es noch nicht Möglich Mandate mit Kontakten aus dem Adressbuch zu verknüpfen. Diese Funktion folgt noch in einem der kommenden Updates.
Unterschrift
Du kannst hier das Mandat entweder digital unterschreiben lassen, eine Unterschrift aus dem Dateimanager als Bild hinzufügen oder das Mandat ohne digitale Unterschrift als unterzeichnet markieren.
Möchtest du Beträge von Firmen einziehen, so geschieht dies über eine Firmenlastschrift. Bei einer Firmenlastschrift muss das Mandat in der Regel unterschrieben bei der Bank hinterlegt werden, damit diese Lastschriften genehmigt werden.
Bei einer Basislastschrift (Einzug von Privatpersonen) muss das Mandat nicht bei der Bank hinterlegt werden. Außerdem genügt es das Unterzeichnungsdatum des Mandates festzuhalten. Die Unterschrift muss hier nicht zwingend in der App protokolliert werden.
Speicherst du das Mandat mit einem Unterzeichnungsdatum und/oder einer Unterschrift ab, so kann es ab diesem Zeitpunkt nicht mehr bearbeitet werden.