Sammellastschriften
Mit Hilfe von Sammellastschriften kannst du mehrere Belege, die per Lastschrift eingezogen werden sollen in einer Datei an deine Bank zur Ausführung übergeben.
Unter Buchhaltung > Lastschriften erhältst du einen Überblick über deine erstellte Sammellastschriften und deren Status.
Sammellastschrift erstellen
Unter Buchhaltung > Lastschriften > + Neue Sammellastschrift kannst du eine neue Sammellastschrift erstellen.
Vereinskonto wählen
Wähle aus der Liste der Konten das Vereinskonto, auf welches die Lastschriften eingezahlt werden sollen. Alternativ kannst du auch die Kontodaten manuell eingeben.
Damit du am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen kannst, musst du dies bei deiner Bank beantragen. In diesem Zuge benötigst du auch eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese kann bei der Bundesbank beantragt werden.
Eine Gläubiger-Identifikationsnummer wird einmalig und unabhängig von Konto oder Hausbank an den Verein vergeben.
Du kannst sie in den Grundeinstellungen (Einstellungen > Grundeinstellungen > SEPA) hinterlegen, damit diese überall für dich vorausgefüllt wird.
Lastschriften hinzufügen
Durch Klick auf Hinzufügen kannst du nun auswählen, welche Belege du abrechnen möchtest.
Belege
Wähle aus Mitgliedsbeiträgen, Rechnungen und Bestellungen aus, welche du einziehen möchtest.
Wir haben für dich in den Auswahlfenstern zu den Belegen sinnvolle Filter voreingestellt:
- Nur nicht-stornierte und nicht im Entwurf befindende Belege
- Nur offene oder teilbezahlte Belege
- Nur Belege, deren Zahlungsart den Typ Lastschrift hinterlegt hat
- Nur Belege, die noch in keiner Sammelüberweisung (SEPA-Datei) enthalten sind.
Dies soll verhindern, dass du versehentlich offene oder bereits abgerechnete Belege hinzufügst. Du kannst die Filter jedoch jederzeit auch manuell ändern um andere Belege mit hinzuzufügen.
Hast du in den Grundeinstellungen hinterlegt, dass Rechnungen zu Mitgliedsbeiträgen oder Bestellungen erzeugt werden sollen, so achte darauf, dass du in deiner Lastschrift entweder nur Beiträge und Bestellungen oder Rechnungen hinzufügst. Andernfalls rechnest du ggfs. doppelt ab!
Hast du Belege ausgewählt und hinzugefügt prüft das System, ob alle Informationen zu den gewählten Belegen vorhanden sind. Insbesondere auch, ob die Kontoinformationen der Mitglieder korrekt gepflegt sind und ob ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt.
Sind unvollständige Daten vorhanden, so wirst du darauf hingewiesen und hast die Möglichkeit die Daten direkt in den Lastschriften anzupassen oder die Einträge mit den unvollständigen Daten zu entfernen.
Alle Änderungen / Anpassungen die du innerhalb einer Lastschrift vornimmst wirken sich nicht auf die im Mitglied oder in Belegen hinterlegten Daten aus.
Stelle also sicher, dass du insbseondere die Stammdaten der Mitglieder und SEPA-Mandate korrekt gepflegt hast, um dir hier Korrekturaufwand zu sparen!
Benutzerdefinierte Lastschrift
Neben den vordefinierten Belegen kannst du auch eine eigene Lastschrift hinzufügen. In diesem Fall musst du jedoch alle Transaktionsdetails manuell ausfüllen, sowie die Mandatsinformationen manuell hinterlegen.
Allgemeine Daten anpassen
Du kannst zu jeder Sammellastschrift eine interne Referenz hinterlegen. Diese dient als Bezeichnung innerhalb der App, wird jedoch nicht an die Bank mit übertragen.
Du kannst auch ein gewünschtes Ausführungsdatum hinterlegen. Je nach Bank wird diese Option beim Einreichen der Datei berücksichtigt oder ggfs. erneut abgefragt. Standardmäßig hinterlegen wir den Folgetag als Ausführungsdatum.
Je nach Bank musst du die Sammellastschrift in einem bestimmten Format einreichen. Der aktuelle Standard für SEPA-Lastschriften ist 008.001.08. Findest du dein benötigtes Format nicht in der Liste, so schreibe uns gerne an support@diehanfapp.de
Zahlungsstatus setzen
In der Regel wird der Zahlungsstatus von Belegen durch den Import von Kontoauszügen und eine entsprechende Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Belegen gesetzt.
Du kannst jedoch auch auswählen, dass du alle enthaltenen Belege auf bezahlt setzen möchtest, sobald die Sammellastschrift als verarbeitet markiert wurde. Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, falls du Zahlungsstatus manuell verwaltest und nicht mit dem Import von Kontoauszügen arbeitest.
Freigeben
Du kannst deine Sammellastschrift entweder als Entwurf speichern oder direkt freigeben.
Eine Lastschrift kann nur im Entwurf bearbeitet werden. In dem Moment, in dem die Lastschrift freigegeben wurde, wird die Sammellastschrift schreibgeschützt und die SEPA-Datei generiert und steht zum Herunterladen bereit.
Nach der Freigabe kannst du weiterhin das Ausführungsdatum und das Format anpassen, falls nötig. Nach dem Speichern kannst du dann die angepasste Datei herunterladen.
Lastschrift als verarbeitet markieren
Hast du deine Lastschrift erstellt und die Datei erfolgreich bei deiner Bank eingereicht, so empfehlen wir dir die Lastschrift als verarbeitet zu markieren. Dadurch verhinderst du, dass du eine Datei versehentlich mehrmals bei der Bank einreichst.
Außerdem werden, falls ausgewählt, in diesem Moment die enthaltenen Belege als bezahlt markiert und der Nutzungsstatus der verwendeten SEPA-Mandate aktualisiert!
Ist eine Lastschrift als verarbeitet markiert, so kann keine SEPA-Datei mehr heruntergleaden werden.
Dies kann nicht rückgängig gemacht werden! Achte also sorgfältig darauf, wann du die Lastschrift als verarbeitet markierst.
Lastschrift als storniert markieren
Freigegebene Lastschriften, die noch nicht verarbeitet wurden können als storniert markiert werden. Dadurch kann verhindert werden, dass diese bei der Bank eingereicht werden können.
Wird eine Lastschrift als storniert markiert, so wird ihr Status angepasst und eine bereits erstellte SEPA-Datei gelöscht.
Sammellastschrift löschen
Du kannst Sammellastschriften auch jederzeit komplett und unwiderruflich aus dem System löschen.
Löschst du eine bereits verarbeitete Sammellastschrift, so werden falls ausgewählt Belege, die durch diese Lastschrift auf bezahlt gesetzt wurden, wieder auf offen gesetzt!