Sammelüberweisungen
Mit Hilfe von Sammelüberweisungen kannst du mehrere Belege, die per Überweisung bezahlt werden sollen in einer Datei an deine Bank zur Ausführung übergeben.
Unter Buchhaltung > Überweisungen erhältst du einen Überblick über deine erstellte Sammelüberweisungen und deren Status.
Sammelüberweisung erstellen
Unter Buchhaltung > Überweisungen > + Neue Sammelüberweisung kannst du eine neue Sammelüberweisung erstellen.
Vereinskonto wählen
Wähle aus der Liste der Konten das Vereinskonto, von welchem aus die Überweisungen getätigt werden sollen. Alternativ kannst du auch die Kontodaten manuell eingeben.
Überweisungen hinzufügen
Durch Klick auf Hinzufügen kannst du nun auswählen, welche Belege du überweisen möchtest.
Belege
Wähle aus Gutschriften und Verbindlichkeiten aus, welche du bezahlen möchtest.
Wir haben für dich in den Auswahlfenstern zu den Belegen sinnvolle Filter voreingestellt:
- Nur nicht-stornierte und nicht im Entwurf befindende Belege
- Nur offene oder teilbezahlte Belege
- Nur Belege, deren Zahlungsart den Typ Überweisung hinterlegt haben
- Nur Belege, die noch in keiner Sammelüberweisung (SEPA-Datei) enthalten sind.
Dies soll verhindern, dass du versehentlich offene oder bereits bezahlte Belege hinzufügst. Du kannst die Filter jedoch jederzeit auch manuell ändern um andere Belege mit hinzuzufügen.
Hast du Belege ausgewählt und hinzugefügt prüft das System, ob alle Informationen zu den gewählten Belegen vorhanden sind. Insbesondere auch, ob die Kontoinformationen der Zahlungsempfänger korrekt gepflegt sind.
Sind unvollständige Daten vorhanden, so wirst du darauf hingewiesen und hast die Möglichkeit die Daten direkt in den Überweisungen anzupassen oder die Einträge mit den unvollständigen Daten zu entfernen.
Benutzerdefinierte Überweisung
Neben den vordefinierten Belegen kannst du auch eine eigene Überweisung hinzufügen. In diesem Fall musst du jedoch alle Transaktionsdetails manuell ausfüllen.
Allgemeine Daten anpassen
Du kannst zu jeder Sammelüberweisung eine interne Referenz hinterlegen. Diese dient als Bezeichnung innerhalb der App, wird jedoch nicht an die Bank mit übertragen.
Du kannst auch ein gewünschtes Ausführungsdatum hinterlegen. Je nach Bank wird diese Option beim Einreichen der Datei berücksichtigt oder ggfs. erneut abgefragt. Standardmäßig hinterlegen wir den Folgetag als Ausführungsdatum.
Je nach Bank musst du die Sammelüberweisung in einem bestimmten Format einreichen. Der aktuelle Standard für SEPA-Überweisungen ist 001.001.08. Findest du dein benötigtes Format nicht in der Liste, so schreibe uns gerne an support@diehanfapp.de
Zahlungsstatus setzen
In der Regel wird der Zahlungsstatus von Belegen durch den Import von Kontoauszügen und eine entsprechende Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Belegen gesetzt.
Du kannst jedoch auch auswählen, dass du alle enthaltenen Belege auf bezahlt setzen möchtest, sobald die Sammelüberweisung als verarbeitet markiert wurde. Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, falls du Zahlungsstatus manuell verwaltest und nicht mit dem Import von Kontoauszügen arbeitest.
Freigeben
Du kannst deine Sammelüberweisung entweder als Entwurf speichern oder direkt freigeben.
Eine Überweisung kann nur im Entwurf bearbeitet werden. In dem Moment, in dem die Überweisung freigegeben wurde, wird die Sammel überweisung schreibgeschützt und die SEPA-Datei generiert und steht zum Herunterladen bereit.
Nach der Freigabe kannst du weiterhin das Ausführungsdatum und das Format anpassen, falls nötig. Nach dem Speichern kannst du dann die angepasste Datei herunterladen.
Überweisung als verarbeitet markieren
Hast du deine Überweisung erstellt und die Datei erfolgreich bei deiner Bank eingereicht, so empfehlen wir dir die Überweisung als verarbeitet zu markieren. Dadurch verhinderst du, dass du eine Datei versehentlich mehrmals bei der Bank einreichst.
Außerdem werden, falls ausgewählt, in diesem Moment die enthaltenen Belege als bezahlt markiert.
Ist eine Überweisung als verarbeitet markiert, so kann keine SEPA-Datei mehr heruntergleaden werden.
Dies kann nicht rückgängig gemacht werden! Achte also sorgfältig darauf, wann du die Überweisung als verarbeitet markierst.
Überweisung als storniert markieren
Freigegebene Überweisungen, die noch nicht verarbeitet wurden können als storniert markiert werden. Dadurch kann verhindert werden, dass diese bei der Bank eingereicht werden können.
Wird eine Überweisung als storniert markiert, so wird ihr Status angepasst und eine bereits erstellte SEPA-Datei gelöscht.
Sammelüberweisung löschen
Du kannst Sammelüberweisungen auch jederzeit komplett und unwiderruflich aus dem System löschen.
Löschst du eine bereits verarbeitete Sammelüberweisung, so werden falls ausgewählt Belege, die durch diese Überweisung auf bezahlt gesetzt wurden, wieder auf offen gesetzt!