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Beitragsoptionen

Mit dieser Funktion kannst du verschiedene Beitragsoptionen für deinen Club festlegen. So hast du die Möglichkeit, deinen Mitgliedern flexible Modelle anzubieten, die ihren Bedürfnissen entsprechen.

info

Beachte, dass du mindestens eine Beitragsoption anlegen musst, damit neue Mitglieder einen Mitgliedsantrag stellen können und sich dadurch bei deinem Club bewerben können!

Beitragsoption anlegen​

Unter Mitglieder > Beitragsoptionen > +Beitragsoption erstellen kannst du eine neue Beitragsoption anlegen. Du kannst für deinen Club mehrere verschiedene Beitragsoptionen abweichen, um auf die individuellen Regelungen deiner Satzung bzw. Bedürfnisse deiner Mitglieder einzugehen.

Beitragskonfiguration​

Um einen neuen Beitrag anzulegen hast du eine große Auswahl an Konfigurationsmöglichkeiten, die wir dir im weiteren Verlauf erklären:

Beitragsoptionen in der Hanf-App anlegen

Stammdaten​

  • Name: Gib deinem Beitrag einen Namen. Dieser wird in Übersichten und auch Mitgliedern zur Auswahl angezeigt.
  • Beschreibung: Hier kannst du dein Mitglied genauer über die enthaltenen Leistungen / Verpflichtungen, die in der Mitgliedschaft enthalten sind aufklären.
  • Sichtbarkeit: Über diesen Schalter kannst du festlegen, ob ein Beitrag Mitgliedern beim Antrag zur Auswahl stehen soll. Stelle einen Beitrag auf unsichtbar, um ihn auszublenden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn du für manche Mitglieder (z.B. Vorstände etc.) eigene Beitragsregeln definieren möchtest, die jedoch nicht allen Mitgliedern zur Verfügung stehen.

Abrechnungszeiträume​

Ein Mitgliedsbeitrag wird über die Zeit der Mitgliedschaft in regelmäßigen Abständen abgerechnet. Diese Zeiträume kannst du je nach Beitragsordnung anpassen:

Abrechnungsintervall​

Hier definierst du die Zeiträume, für die ein Beitrag berechnet werden sein soll. Dabei kannst du wählen zwischen: wöchentlicher, monatlicher, quartalsweiser, halbjährlichen oder jährlichen Abrechnung.

Abrechnungsbeginn​

Hiermit legst du fest, wann die erste Abrechnung stattfinden soll und damit auch das Datum aller nachfolgenden Abrechnungen. Du kannst zwischen den folgenden Optionen wählen:

Die erste Abrechnung erfolgt taggenau zum Beginn der Mitgliedschaft.

Beispiel: Tritt dein Mitglied am 14.05. bei und wird monatlich abgerechnet, so erfolgt die erste Abrechnung direkt am 14.05. und die nächste Abrechnung zum 14.06., 14.07.,...

Intervalle bei freiem Startdatum

Das Intervall beginnt immer am Tag des Startdatums. In den folgenden Beispielen ist das Startdatum Samstag, 15. Februar 2025:

  • wöchentlich: Immer zum Tag des Startdatums. Im Beispiel: immer Samstags

  • monatlich: Immer zum Tag des Monats: Im Beispiel: immer zum 15. des Monats

  • quartalsweise: Immer zum Tag des Monats alle drei Monate: Im Beispiel: 15. Februar, 15. Mai, 15. August, 15. November

  • halbjährlich: Immer zum Tag des Monats alle sechs Monate: Im Beispiel: 15. Februar, 15. August

  • jährlich: Immer zum Tag des Monats alle 12 Monate:Im Beispiel: 15. Februar

Existiert ein Tag nicht in einem Monat (z.B. das Startdatum ist der 31. Januar, so existiert der 31. Februar ja nicht), so wird stattdessen der letzte Tag dieses Monats verwendet!

Gebühren​

Ein Mitgliedsbeitrag besteht aus zwei Komponenten: einer einmaligen Aufnahmegebühr und einem wiederkehrenden Beitrag.

Gebühren für Beiträge in der Hanf-App anlegen
warnung

Je nachdem, ob es sich bei deinen Gebühren um reine Mitgliedsbeiträge handelt, oder ob diese auch Leistungen wie Pauschalen oder Credits enthalten sind ggfs. Steuern auf den ganzen Beitrag oder Teile des Beitrags fällig. Wir geben dir im Folgenden allgemeine Empfehlungen zu diesem Thema. Halte aber bitte Rücksprache mit deinem Steuerberater, um eine verbindliche Auskunft zu erhalten.

Aufnahmegebühr​

Die Aufnahmegebühr wird einmalig mit der Aufnahme des Mitglieds in den Verein fällig. In der Regel enthält die Aufnahmegebühr keine Leistungen für das Mitglied und sollte daher steuerbefreit sein.

Wiederkehrende Gebühren​

Wiederkehrende Gebühren sind immer zu Beginn eines Abrechnungszeitraums fällig. Du kannst deine Beitragsoption aus mehreren Gebühren zusammensetzen. Im einfachsten Fall besteht dein Beitrag nur aus einem reinen Mitgliedsbeitrag. Dieser enthält keinerlei Leistungen und ist daher idR. steuerbefreit.

Wenn im Beitrag jedoch auch Leistungen wie z.B. Credits oder Pauschalen enthalten sind, so ist dieser Anteil des Beitrags steuerpflichtig.

Beispiel

In deiner Beitragsornung ist geregelt, dass deine Mitglieder einen monatlichen Beitrag von 50€ zahlen müssen. In diesem Beitrag ist enthalten, dass die Mitglieder Blüten im Wert von 30€ erhalten können.

Unter Gebühren würdest du nun zwei Gebühren anlegen:

  • Mitgliedsbeitrag: Preis: 20€, Steuersatz: 0% - hierbei handelt es sich um den Anteil der reinen Mitgliedsbeiträge
  • Konsumbeitrag: Preis: 30€, Steuersatz: 19% - hierbei handelt es sich um den Anteil der steuerpflichtigen enthaltenen Leistugnen

Anteilige Abrechnung von Gebühren​

Unter bestimmten Umständen kann es vorkommen, dass ein Mitglied nur einen Teil der Abrechnungsperiode nutzen kann. Dies tritt in zwei Fällen auf:

  • Der Beginn der Abrechnung wird auf rückwirkend gesetzt und das Mitglied tritt innerhalb des Abrechnungszeitraums bei.

    Beispiel: Das Mitglied hat eine Jahresmitgliedschaft gewählt, die immer rückwirkend zu Beginn des Jahres abgerechnet wird. Das Mitglied tritt jedoch erst im Oktober des Jahres bei

  • Die Mitgliedschaft endet inmitten eines Abrechnungszeitraums.

    Beispiel: Das Mitglied hat eine monatliche Mitgliedschaft gewählt, hat jedoch nun zur Mitte des Monats gekündigt

Mit Hilfe der Einstellungen "Anteilige Abrechnung - Erster Beitrag" und "Anteilige Abrechnung - Letzter Beitrag" kannst du nun bestimmen, wie in einem solchen Fall vorgegangen werden soll. Du hast dabei drei Auswahlmöglichkeiten:

Es wird der volle Beitrag für den gesamten Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt, auch wenn nur ein Teil davon genutzt wird.

Zahlungsart von Gebühren​

Du kannst bei der Definition von Zahlungsarten eine Zahlungsart als Standardzahlungsart für Mitgliedsbeiträge festlegen. Diese wird dann Standardmäßig für alle Mitgliedsbeiträge verwendet, bei denen nichts abweichendes definiert wurde.

Möchtest du für einen Beitrag eine abweichende Zahlungsart definieren, so kannst du dies direkt in der Beitrags-Konfiguration hinterlegen. Dadurch kannst du z.B. den selben Beitrag zweimal anlegen mit abweichender Zahlungsmethode und dein Mitglied direkt beim Antrag ihre präferierte Zahlungsmöglichkeit wählen lassen.

Alternativ kannst du auch für jedes Mitglied individuell in den Stammdaten des Mitglieds eine für dieses Mitglied abweichende Zahlungsart für Beiträge hinterlegen.

Enthaltene Leistungen​

Du kannst zu deinen Mitgliedsbeiträgen auch enthaltene Leistungen wie Pauschalen oder Credits hinzufügen. Diese werden dann dem Mitglied für das entsprechnede Abrechnungsintervall gutgeschrieben.

Credits​

Hinterlege einen Betrag an Credits, welches deinem Mitglied gutgeschrieben werden soll.

info

Hast du in den Grundeinstellungen die automatische Wandlung von Credits in Pauschalen hinterlegt, so wird der hier angegebene Betrag an Credits zum Zeitpunkt der Gutschrift gemäß den Einstellungen in die entsprechende Pauschale gewandelt.

Pauschalen​

Wähle aus deinen Pauschalen eine Pauschale aus, die deinem Mitglied zugewiesen werden soll.

info

Beachte, dass die Inhalte/Dauer der Pauschale exakt wie in der Pauschale definiert zugewiesen wird und sich nicht automatisch an die Beitragsgebühr anpasst. Dies bedeutet insbesondere, dass auch bei einer anteiligen Abrechnung die gesamte Pauschale zugewiesen wird.

tipp

Je nachdem, ob du einen freien Abrechnungsbeginn der Mitgliedschaft oder einen Beginn zum Start einer Periode festgelegt hast macht es Sinn, bei den Pauschalen eine ähnliche Einstellung zur Gültigkeitsdauer zu treffen.

Beispiel: Ein Beitrag, der immer zu Beginn des Monats fällig ist sollte am Besten mit einer Monats-Pauschale kombiniert werden, die am Ende des Zeitraumes abläuft.

Zuweisungszeitpunkt​

Über die Auswahl Enthaltene Leistungen gutschreiben kannst du genau definieren, zu welchem Zeitpunkt das Mitglied die Credits bzw. Pauschale erhalten soll:

  • Beim Erstellen der Abrechnung: Das Mitglied erhält die Leistungen sofort gutgeschrieben in dem Moment in dem die Abrechnung der Beiträge erstellt wird und es die Information über die fälligen Beiträge erhält. Zu diesem Zeitpunkt ist jedoch noch keine Zahlung erfolgt und der Zeitpunkt kann auch vor dem Abrechnungszeitraum liegen.
  • Bei Start der Periode: Das Mitglied erhält die Leistungen am ersten Tag des Abrechnungszeitraumes gutgeschrieben. Unabhängig davon, ob es seinen Beitrag bereits bezahlt hat.
  • Bei Zahlung (sofort): Das Mitglied erhält die Leistungen direkt bei Zahlung des Beitrags gutgeschrieben (auch wenn der Abrechnungszeitraum noch nicht begonnen hat).
  • Bei Zahlung (frühestens zum Start der Periode): Das Mitglied erhält die Leistungen bei Zahlung des Beitrags gutgeschrieben. Erfolgt die Zahlung bereits vor Beginn der Abrechnungsperiode, so werden die Leistungen erst mit Beginn der Abrechnungsperiode gutgeschrieben.

Automatische Abrechnung​

Du kannst Beiträge entweder automatisch oder manuell abrechnen. Aktivierst du die automatische Abrechnung, so prüft das System in regelmäßigen Abständen, ob Beiträge fällig werden und erstellt dann die Abrechnung automatisch.

Standardmäßig erfolgt die Abrechnung immer am Tag zu dem der Abrechnungszeitraum beginnt. Dies kann z.B. bei einem Einzug per Lastschrift erwünscht sein.

Oftmals werden Beiträge jedoch auch von den Mitgliedern überwiesen oder bar eingezahlt. Um den Mitgliedern dann entsprechende Vorlaufzeit oder eine vorherige Ankündigung zu geben kannst du im Feld Tage im Voraus erstellen definieren, wie viele Tage vor Beginn des Abrechnungszeitraumes die Abrechnung erstellt werden soll.

Beispiel

Ist beispielsweise ein monatlicher Beitrag definiert, der immer zu Beginn des Monats fällig ist, können z.B. 14 Tage im Voraus hinterlegt werden. Dadurch erhält das Mitglied dann immer zwei Wochen vor Beginn des Monats seine Abrechnung/Zahlungsaufforderung

Zusätzliches Formular​

Hier kannst du ein zeitlich unbegrenztes und aktives Formular mit dieser Beitragsoption verknüfen.

Wählt ein Mitglied in seinem Antrag dann diesen Beitrag aus, so muss er im Rahmen des Antrags auch das Formular mit ausfülle und die Daten werden direkt im Mitgliedsantrag mit hinterlegt.

warnung

Stelle sicher, dass du kein eigenes Formular für den Mitgliedsantrag erstellst, in welchem du Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, etc. abfrägst und dieses für Mitgliedsanträge verwendest. Die Antworten auf solch ein Formular werden dann lediglich als Formularantworten, jedoch nocht als Mitgliedsanträge im System gespeichert.

Ein Mitgliedsantrag frägt immer Bereits alle notwendigen Mitglieds-Stammdaten, sowie den gewünschten Beitrag ab. Du kannst mit eigenen Formularen jedoch zusätzliche Informationen abfragen, die für deinen Club von Interesse sind (z.B. erwartete Abnahmemengen, Handynummern, Discord-Benutzernamen, etc.)

Kündigungsmodalitäten​

Hier kannst du die Kündigungsfrist deiner Mitgliedern in Monaten definieren. Beachte, dass für die ersten drei Monate die gesetzliche Kündigungsfrist durch die App sichergestellt wird.

info

Wir wissen, dass diese Definition sich aktuell nicht auf alle Satzungen anwenden lässt und werden hier in einem der kommenden Updates mehr Flexibilität bereitstellen.

Beiträge zuweisen​

Stellt ein Mitglied einen Antrag auf Aufnahme in den Club, so wählt es aus der Liste der sichtbaren Beiträge eine Option aus, die es präferiert. Wird der Antrag des Mitglieds angenommen und seine Mitgliedschaft aktiviert, so wird der gewählte Beitrag automatisch dem Mitglied zugewiesen.

info

Für den Fall, dass sich in der Zeit zwischen der Antragsstellung des Mitglieds und der Aufnahme des Mitglieds der Beitrag geändert hat oder gelöscht wurde, so wird in dem Moment in dem das Mitglied aktiviert werden soll der Nutzer gefragt, ob die Werte zum Zeitpunkt des Antrags oder die aktuellen Werte des Beitrgs übernommen werden sollen.

Möchtest du einem Mitglied einen anderen Beitrag zuweisen, so kannst du dies in den Stammdaten des Mitglieds tun. Wähle hier einfach einen anderen Beitrag aus. Denke jedoch daran, dass Beitragsänderungen vorher entsprechend kommuniziert werden müssen.

Für den Fall, dass du für mehrere Mitglieder den Beitrag ändern möchtest kannst du dies unter Mitglieder > ... > Massenänderung tun. Wähle dort einfach die entsprechenden Mitglieder aus und den neuen Beitrag.

Abweichende Beiträge festlegen​

Du kannst in den Stammdaten des Mitglieds auch kleinere Abweichungen von Beitragsdefinitionen hinterlegen. Dazu gehören ein abweichender Mitgliedsbeitrag, Zahlungsrythmus und Kündigungsfrist. Hast du diese im Mitglied überschrieben, so werden sie entsprechend bei Abrechnungen berücksichtigt.

gefahr

Hast du in einem Mitglied einen abweichende Mitgliedsbeitrag hinterlegt und deine Beitragsoption setzt sich jedoch aus mehreren Gebühren zusammen, so kann nicht automatisch erkannt werden, wie der abweichende Mitgliedsbeitrag auf diese Gebühren umgelegt werden soll. Daher wird dieses Mitglied dann von der automatischen Verarbeitung ausgeschlossen!

Abweichende Beträge werden auch immer dann automatisch im System hinterlegt falls:

  • Eine Beitragsoption wird gelöscht und kein Ersatzbeitrag wird gewählt (hier werden die Werte des zuletzt verwendeten Beitrags im Mitglied hinterlegt)
  • Ein Mitgliedsantrag wird angenommen dessen Werte von der aktuellen Beitragsoption abweichen und es wurde gewählt, dass die Werte aus dem Antrag beibehalten werden sollen
  • Ein Mitglied nimmt eine Einladung in den Club an, die zum Zeitpunkt der Einladung andere Beitragswerte hinterlegt hatte.

Beiträge abrechnen​

Beiträge könenn auf zwei Arten abgerechnet werden: Automatisch oder manuell.

Ist für einen Beitrag die automatische Abrechnung aktiv, so prüft das System in regelmäßigen Abständen welche Beiträge abgerechnet werden sollen und erstellt dann automatisch die entsprechenden Abrechnungen.

Ist die automatische Abrechnung deaktiviert, so können Abrechnungen unter Mitglieder > Beitragszahlungen > + Neue Beitragszahlung manuell erstellt werden.

Je nach Grundeinstellung werden beim Erstellen der Abrechnung automatisch Zahlungsaufforderungen bzw. Ankündigungen an die entsprechenden Mitglieder versendet und je nach Einstellung auch Rechnungen generiert.

Mehr Details dazu findest du im Kapitel Beitragszahlungen.

Beitragsoption löschen​

Soll ein Beitrag gelöscht werden, der mit aktiven Mitgliedschaften, ofennen Anträgen oder offenen Einladungen verknüpft ist, so hast du vor dem Löschen die Möglichkeit:

  • Den betroffenen Mitgliedern einen anderen Beitrag zuzuweisen
  • Betroffene Anträge abzulehnen
  • Betroffene Einladungen zurückzuziehen

Nutzt du diese Möglichkeiten nicht, so werden die aktuellen Beitragswerte in der Mitgliedschaft/Antrag/Einladung festgeschrieben und als abweichende Beiträge behandelt. Beim Annehemn eines Antrages und aktivieren der Mitgliedschaft hast du dann jedoch nochmals die Möglichkeit einen neuen Beitrag zu wählen und zu wählen, ob die Werte aus dem Antrag als abweichende Werte beibehalten werden sollen.

Grundeinstellungen​

Unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Mitgliedsbeiträge findest du allgemeine Einstellungen zur Verarbeitung von Mitgliedsbeiträgen:

  • Beitrags-Ankündigungen senden: (Standard: Ja) Sobald eine Abrechnung erstellt wird, erhält das Mitglied eine Email als Zahlungaufforderung bzw. Ankündigung. Diese Email enthält nochmals Infos zum Beitrag und den in der ausgewählten Zahlungsart hinterlegten Zahlungshinweis.
  • Beitrags-Rechnungen erstellen: (Standard: Nein) Zu jedem Mitgliedsbeitrag wird auch nochmals eine eigene Rechnung erstellt. (in der Regel ist eine Rechnung über Mitgliedsbeiträge nicht nötig. Bitte mit eurem Steuerberater abklären)
  • Beitrags-Rechnungen senden: (Standard: Nein) Falls Rechnungen erstellt werden, werden diese automatisch an das Mitglied gesendet. Ist die Ankündigungs-Mail aktiv, so wird die Rechnung hier im Anhang mitgesendet. Andernfalls wird eine eigene Mail mit der Rechnung versendet.