Anwendungsbeispiel
Dein Club veranstaltet am 28. Juni eine Grillparty für Mitglieder (plus maximal zwei Begleitpersonen, die keine Mitglieder sind). Um gut planen zu können, möchtest du vorher abfragen, wer kommt, wer wie viele Menschen mitbringt, welche Essgewohnheiten es gibt, wer einen Salat mitbringt etc.
Event anlegen
Zuerst legst du unter Community > Events das geplante Event an und trägst alle erforderlichen Infos ein.
Formular erstellen
Dann kannst du unter Community > Formulare ein Formular erstellen, um alle benötigten Infos abzufragen.
Klicke hierfür bei der Übersichtsseite auf die drei Punkte oben rechts und auf "Hinzufügen". Es öffnet sich ein neues Formular.
Allgemeine Einstellungen
Fülle nun die Einstellungen aus, die wir dir hier erklären.
In diesem Fall nennen wir das Formular "Grillparty 28.06.25". Da die Grillparty nur für Mitglieder und deren Begleitpersonen ist, stellen wir das Formular nicht auf öffentlich.
Erinnerung:
Wenn ein Event, ein Formular, eine Datei etc. in der Hanf-App auf "öffentlich" gestellt ist, können auch Nicht-Mitglieder über deine Clubseite auf diese Inhalte zugreifen. Wenn der Inhalt auf "nicht-öffentlich" gestellt ist, können ihn nur Mitglieder des Clubs einsehen.
Da das Grillparty-Formular aber auch kein spezielles Formular ist, verstecken wir es auch nicht. Bei "aktiv von/bis" geben wir das heutige Datum ein und dann den 21.06., weil wir bis dahin wissen wollen, wer kommt.
Antworteinstellungen
Hier geben wir die E-Mail von unserem Buchhalter Karl Kush an, der sich dankenswerterweise bereit erklärt hat, die Grillparty zu organisieren.
Er hätte gerne die Mailadressen gesammelt, um anschließend eine Rundmail zu schicken. Jeder soll nur eine Antwort übermitteln können und es soll keine Kopie der Antwort gesendet werden, weil die Grillparty nicht so wichtig ist und es die Leute sonst nur nerven würde, noch eine E-Mail zu erhalten.
Abschnitte
Wenn wir das alles ausgefüllt haben, machen wir uns an die Gestaltung des Formulars.
Wir fügen also den ersten Abschnitt hinzu, in dem wir wissen wollen, wer wie viele Begleitpersonen mitbringt. Hier eignet sich am besten der Typ "Zahlenfeld". Wir können festlegen, dass die Mindestanzahl "0" ist, wenn man niemanden mitbringt, und die Höchstzahl "2", denn mehr Begleitpersonen wollen wir nicht erlauben. Das Feld ist für unsere Planung sehr wichtig, daher markieren wir es als Pflichtfeld.
Außerdem fügen wir einen Freitextabschnitt hinzu, bei dem wir abfragen wollen, ob die Person oder eine der Begleitpersonen besondere Bedürfnisse hat, auf die wir achten müssen (z.B. Rollstuhlfahrer o.Ä.)
Im nächsten Abschnitt wollen wir die Ess- und Trinkgewohnheiten abfragen. So können wir besser planen, wie viel von was wir einkaufen müssen. Hierfür ist am besten der Typ "Auswahl" geeignet. Wir erlauben Mehrfachauswahl und geben verschiedene Antwortoptionen.
So fahren wir immer weiter fort, bis wir ein Formular haben, das uns gefällt und alle Informationen abfragt, die wir brauchen.
Formular und Event verknüpfen
Nun kannst du den Link zum erstellten Formular kopieren und zu deinem zuvor erstellten Event hinzufügen.
Gehe dazu in die Übersicht des Formulars und klicke auf die drei Punkte rechts oben. Wähle hier "Link kopieren" aus. Du erhälst dann die Bestätigung, dass der Link in die Zwischenablage kopiert wurde.
Gehe dann auf Community > Events und wähle dein erstelltes Event aus.
Unter dem Ort, der Beschreibung und dem Bildfeld findest du die Option, einen externen Link hinzuzufügen. Kopiere dort den Link deines Formulars hinein. Mitglieder werden dann beim Event selbst auf "Mehr erfahren" klicken können und zum Formular weitergeleitet werden.
